Onboarding af nye medarbejdere – få en succesfuld start 

Du har fundet det perfekte match til jobbet og sendt kontrakten af sted – hurra! Nu gælder det om at sørge for, at din nye kollega ikke står tilbage og hujer efter hjælp eller bliver væk igen. Tænk på de første tre måneder som en rutsjebanetur for den nyansatte: med de rette greb kan det blive en behagelig omgang, men misser du grebet, ender det galt. Desværre viser undersøgelser, at omkring 31 % af nye medarbejdere forlader virksomheden inden for de første seks måneder. Ofte skyldes det en halvhjertet onboarding, hvor nyansatte ikke får den nødvendige opmærksomhed eller tryghed fra starten. 

Vi mener, at en målrettet onboardingproces fra dag ét er investeringen værd. Derfor deler vi gerne ud af vores erfaringer og metoder – lidt som en kollega, du kan sparre med – så I kan engagere nye medarbejdere og give dem de bedste forudsætninger. Her får du vores bud på, hvordan du planlægger de første 90 dage strategisk, lancerer digitalt på den rigtige måde, håndterer hybridarbejdet og undgår de fejl, mange begår. (Spoiler: En smule humor gør læsningen sjovere – så ja, kaffe og wienerbrød på bordet hjælper faktisk på sammenholdet!). 

De første 90 dage: Strategisk onboarding af nye medarbejdere 

Okay, lad os lege modus operandi: Du har ansat en ny kollega – tillykke! Men hvordan sikrer du, at de bliver sat ordentligt i gang? Det hjælper at tænke i faser. Spørg dig selv: Hvad skal ske før start, på første dag, i første uge og først måned? Ifølge eksperter hos Lederne anbefales det at opdele onboardingen i netop disse tidsintervaller. Dét giver overblik og fokus. 

• Planlæg forløbet. Sørg for, at din onboarding af nye medarbejdere ikke bare er “blomster og bordplacering” – for som Lederne bemærker, er det afgørende, at nyansatte føler sig værdsat fra første dag. Det kan være alt fra en personlig velkomstmail før start til at rydde skrivebordet og give en rundvisning. Brug tid før første dag til at forberede grej, adgang og introduktion – vis, at I har investeret i deres succes fra begyndelsen. 

• Giv små opgaver med det samme. Lad ikke onboarding af nye medarbejdere kun bestå af formularer og kurser den første uge. Ifølge Lederne foretrækker folk at bidrage fra starten. Tildel nyansatte et lille, konkret projekt eller opgave fra dag ét. Det sender signalet om tillid – “du kan dette, og vi stoler på dig” – og booster samtidig selvtilliden, når de løser noget meningsfuldt. Så snart den første uge er i gang, kan opgaverne gradvist gøres større, efterhånden som medarbejderen vokser ind i jobbet. 

• Buddy og sparring. Ingen forventer, at den nyansatte kan alt fra begyndelsen, så gi’ dem en makker! En god buddy-ordning (en erfaren kollega som mentor) skaber tryghed og klæder på både socialt og fagligt. Buddyen præsenterer nyansatte for de uskrevne regler, virksomheds-kulturen og er en fast sparringspartner på arbejdsopgaver. I et hybrid-setup eller hjemmearbejde viser undersøgelser endda, at en buddy/buddyordning er endnu vigtigere. Hvorfor? Fordi en støttende kollega på afstand kan hjælpe nyansatte med at stille de spørgsmål, de ellers ville have fået svar på ved kaffemaskinen. 

• Løbende trivsel og forventningsafstemning. Sæt faste møder af med nyansatte, især i den første måned. Flere kilder anbefaler, at I “tjekker ofte op på trivsel og opgaver” for at få processen til at glide. Stil spørgsmål som: Føler du dig sat ind i opgaven? Er tempoet passende? Dette giver den nye mulighed for at dele oplevelsen, og dig chancen for at justere undervisning, opgaver eller forventninger. En åben, løbende dialog mindsker misforståelser og sikrer, at både du og medarbejderen er på samme side. 

Et konkret eksempel på onboarding i praksis er LEAD THE TALENT’s High Potentials-program for unge akademikere. Her sammensætter man talenthold med folk fra forskellige fagområder og kulturer for at sikre ny viden og dynamik. Når et hold starter i virksomheden, laver man en grundig introduktion: Talenterne møder alle relevante afdelinger og får en dyb indsigt i virksomhedens mål og værdier. På den måde går deltagerne til opgaven med en klar fornemmelse af, hvem de er, og hvad der forventes af dem – præcis den type struktur, vi anbefaler for alle onboardingforløb. 

Digital onboarding af nye medarbejdere – sådan gør du det rigtigt

Rekruttering og onboarding kan fylde bunker af papir, men det er heldigvis 2025 – nu er det tid til at digitalisere! Det sparer tid og sikrer, at intet falder mellem stolene. Kort sagt: Brug teknologi der, hvor det giver mening. 

• Automatiser rutineopgaver. Tænk på en typisk første måned med en masse manuelle tjeklister og administrative opgaver. Hjælp talenteamet (og HR) ved at benytte et dedikeret onboarding-system. Ifølge en Talentech-blog er mange af disse processer tidskrævende, men kan automatiseres med fx Talmundo by Talentech. Eksempler er automatisk udsendelse af introduktionsmateriale, opsætning af digitale adgangstilladelser og planlægning af træningsprogrammer. Når sådanne rutiner kører af sig selv, frigør du tid til menneskelig kontakt og oplevelser, der gør en forskel. 

• Interaktive og personlige velkomstpakker. Glem ikke det varme velkomstelement, selv når det foregår digitalt. Store virksomheder som KPMG bruger i dag platforme til at sende velkomstpakker digitalt – de indeholder alt fra kontaktinformationer til en virtuel 360-graders rundvisning i kontoret. Tænk selv kreativt: Et videobrev fra resten af teamet, en chat-bot med kvikke facts om virksomheden eller onlinekurser målrettet den nye stilling. Alt sammen kan gøres klart inden første dag. Det betyder, at medarbejderen føler sig hjemme (online) straks ved login, og at du viser, at I tænker én personligt i onboarding. 

• Sørg for tidlig teknisk opsætning. En klassiker på den hybride arbejdsplads er nyansatte, der sidder og venter på adgangskoder eller funktionerende software. Forudse behovene: Send deres computere, telefoner og logins i god tid. Lav korte hjælpevideoer eller webinarer, der viser de vigtigste digitale værktøjer. Når det tekniske spiller fra starten, kan den nye medarbejder fokusere på jobbet og kulturen i stedet for it-frustration. 

• Kombinér digitalt med menneskeligt. Selv om teknikken kan klare meget, så går hjertet til forelæsning, når du fremturer personligt. Planlæg for eksempel en videomøde-”kaffesnak” med chefen eller teamet på første dag. Lav en virtuel frokost, hvor alle præsenterer sig. Undersøgelser peger på, at selvom materialer kan være automatiserede, bliver tillid og engagement skabt gennem menneskelige møder. Derfor bør digital onboarding af medarbejdere ikke være et one-and-done-login, men startskuddet til relationer. Send fx en lille virksomhedsgave direkte i hånden (eller portoen) og følg op med en personlig hilsen fra ledergruppen. Den kombination viser nye medarbejdere, at de virkelig er velkomne. 

Ved at gøre onboarding digital slipper I for gentagelser og mister færre informationer. Men husk altid at tjekke, at den nye kollega føler sig set – selv om skærmen står imellem jer. En gennemarbejdet digital onboarding af medarbejdere mindsker bump på vejen og sætter scenen for, at onboarding af nye medarbejdere bliver en uforglemmelig rejse fra dag 1. 

Effektiv onboarding af nye medarbejdere i en hybrid arbejdsplads

Hybride arbejdstider kræver tydelig planlægning – for hvem er på kontoret hvornår, og hvordan knyttes nye medarbejdere ind? Dansk Industri påpeger, at struktur og klarhed er ekstra vigtigt for nyansatte i et hybridsetup. Vi udvider det: hybrid onboarding handler om at balancere frihed og fællesskab. 

Det bedste for både hjemmearbejde og kontorarbejde er en fast plan: Fortæl fra dag 1, hvornår den nye kollega forventes på kontoret versus hjemme. Lav en simpel ugeplan, så alle ved, hvornår der er fælles teammøder (virkelige eller virtuelle). Brug samtidig teknologi (videomøder, Slack/Teams-kanaler, intranet) til at sikre, at distancearbejderen ikke går glip af vigtig info. Struktur kan nemlig hjælpe, især for medarbejdere med lidt selvstændig erfaring. 

Sørg også for den sociale lim. Book et “introduktionsfrokost” i kalenderen, selv om det måske foregår via Zoom. Opfordr teamet til at inkludere den nye i både arbejds- og socialt regi. En idé er at have et fast ugentligt statusmøde, hvor den nye medvirker fra dag ét, så vedkommende føler sig som del af holdet. Ud over struktur anbefaler eksperter en mentor eller buddy i hybrid-sammenhæng – lige så vigtigt som på kontoret. En online “hjælpende hånd” fra en kollega, der svarer på spørgsmål løbende, kan give den nye frihed til at være hjemme, men stadig føle samhørighed og sikkerhed. 

Med andre ord: Giv hybrid-nyansatte både rygdækning og plads til at udfolde sig. Klar struktur (fx faste check-in-tidspunkter) kombineret med digitale sociale arrangementer styrker tilliden. På den måde sikrer du, at selv de der aldrig træder ind ad kontordøren de første uger, får den rigtige start. Ifølge en HBR-artikel har mange førende virksomheder (f.eks. Microsoft) oplevet, at fleksibelt arbejde kan fungere, så længe onbording-processen tilpasses hybrid formen. Med andre ord: Lyt til den nye, støt dem fagligt – og lad dem byde ind, selv på afstand. 

Onboarding af nye medarbejdere: Hvad mange virksomheder glemmer

De fleste forstår, at en ny medarbejder skal lære arbejdsopgaver og proces, men glemmer at lægge rammer for kulturen. Vær opmærksom på, at jeres onboarding af nye medarbejdere også skal favne diversitet, inklusion og menneskelige behov. Ellers risikerer I at miste talenter på grund af uklar kommunikation eller (ubevidste) fordomme. 

• Forbered teamet på diversitet. Har I tænkt på virksomhedskulturen i forhold til nye profiler? Erfaringer viser, at det ikke hjælper at ansætte forskelligt, hvis kulturen er snever. Tal med resten af medarbejderne om, hvem den nye er, og hvilken baggrund vedkommende har. Diskutér åbent, at kultursammenstød kan opstå, og skab et rum, hvor I kan tale om det. Som en dansk virksomhed udtaler: “Vores onboarding giver plads til at diskutere og navigere kulturelle forskelle i en tryg ramme”. Den holdning er guld værd i praksis. Ved at blande den danske arbejdskultur med et internationalt mindset har de opnået en inkluderende kultur, som understøtter diversitet og innovation. 

• Tag fat i bias og inklusion. Mange forbedrer allerede deres rekruttering, men glemmer at tænke inklusion ind i onboarding af nye medarbejdere. Som leder er det værd at udfordre sig selv: Er jeres onboardingsmaterialer og -sprog fri for køns- og kulturstereotyper? Sætter I fokus på lighed og retfærdighed, eller indbyder I ubevidst kun én slags ansatte til at passe ind? Arbejdet starter ved at gøre sig bevidst om egne ubalance og simplicity biases. Vil du vide mere om, hvordan bias påvirker din organisation? [Book et afklaringsmøde med eksperterne] eller læs videre – der er mange gode råd at finde. 

• Glem ikke den menneskelige kontakt. Ja, vi nævner det igen, men netværk og tillid slides ikke automatisk på videomøder. Ifølge forskning øger en inkluderende onboarding nemlig tilhørsforholdet markant. fordi man føler sig set og hørt. Derfor skal du sørge for en hjertelig velkomst på første dag. Send evt. en intern e-mail med “sig hej” fra teamet, eller lad den nye holde en kort præsentation af sig selv efter den første måned. Parallelt med det digitale materiale bør der være tid til en personlig snak med lederen, hvor forventninger og ambitioner afstemmes. Hvis lederen forsvinder på første arbejdsdag, mister mange følelsen af at blive anerkendt – så hold et kropssprogsmøde, selv online eller med en selfie-video! 

• Følg op i tiden efter onboarding. Når de første 90 dage er overstået, er din onboarding ikke pludselig “færdig” – faktisk kan processen strække sig op til seks måneder. Forsøg at lave små surveys eller uformelle samtaler med de nyansatte efter et par måneder. Spørg: Hvordan går det? Har I idéer til forbedring? Virksomheder med gennemtænkt onboarding ser stor gevinst: En undersøgelse fandt, at en inkluderende onboardingproces kan forbedre fastholdelsen af nye medarbejdere med op til 82 %. Dét svarer til, at man beholder langt flere af sine talenter. 

Det er altså nemt at glemme de bløde værdier i onboarding: Netop dem, der skaber tillid, tryghed og fællesskab. Men husk, en glad og engageret medarbejder er også en stærkere medarbejder. 

Læs også: [Inklusion og mangfoldighed i onboarding – styrk din virksomhed] for dybere indsigt i, hvordan inklusion kan blive en del af jeres DNA. 

Vil du sikre, at jeres onboardingproces er fejlfri fra start til slut? Book en uforpligtende samtale med vores eksperter og få konkrete løsninger. Vores rådgivere står klar med rådgivning om både bias, digitalisering og organisering af den hybride hverdag – alt sammen for at gøre netop jeres onboarding til en succes. Together løfter vi nyansættelser ombord på den bedst tænkelige måde.